Gestionarea automată a facturilor electronice pe termen lung
RecordWise descarcă automat facturile din SPV, le stochează în format XML și PDF în mai multe locații sigure și le organizează inteligent pentru când ai nevoie
Funcționalități
Descărcare automată din SPV
Verificăm contul periodic și reîncercăm automat dacă serverele ANAF sunt indisponibile.
Backup geografic distribuit
Documentele sunt replicate în două locații diferite în Europa, ca să nu riști pierderea. Redundanță ca la bancă, dar pentru toată lumea.
Format dublu: PDF+XML semnat
Toate facturile sunt salvate atât în format XML semnat, dovada oficială cerută de autorități, iar fișierul PDF e ușor de citit și de partajat.
Ușor de utilizat
Contabilul invită clienții (sau clientul își face cont singur); fiecare păstrează controlul și proprietatea asupra documentelor, fără dependență de contabil.
Organizare intuitivă
Sortezi și filtrezi după perioadă, furnizor, tip sau direcție; poți crea arhive/exporturi rapide când ai nevoie de ele.
Istoricul accesărilor
Avem jurnal de acces care arată cine și când a exportat documentele — util când sunt mai mulți utilizatori în companie.
Pachete
Freelancer
Până la 6 facturi/lună
Perfect pentru freelanceri și microîntreprinderi cu volum redus de facturi.
Mic
6-50 facturi/lună
Recomandat pentru majoritatea IMM-urilor și profesioniștilor.
Mediu
51-250 facturi/lună
Pentru companii cu volum mare de facturi.
Mare
251+ facturi/lună
Pentru companii cu volume mari de facturi.
Prețurile nu includ TVA.
Toate pachetele includ:
- Descărcare automată a facturilor din SPV
- Backup sigur în multiple locații
- Organizare după furnizor/dată
- Păstrare timp de 5 ani
- Format XML (semnat) și PDF
- Dashboard de gestionare ușor de utilizat
Răspunsuri la întrebări frecvente
Ce spune legea despre păstrarea facturilor?
Obligația de păstrare a facturilor electronice pentru 5 ani este prevăzută în OUG nr. 115/2023. Păstrarea e-facturilor este responsabilitatea exclusivă a contribuabilului. Facturile emise începând cu 1 iulie 2024 trebuie păstrate în formatul XML original pe suport electronic. Formatul PDF este doar pentru uz intern, iar la un control fiscal doar fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor reprezintă documentul cu valoare legală.
Nepăstrarea facturilor electronice în formatul electronic original, respectiv XML, pe suport electronic, conform cerințelor legale în vigoare de la 1 iulie 2024, se sancționează cu amendă [...]
Ce se întâmplă dacă am mai multe sau mai puține facturi decât include pachetul meu într-o lună?
Sistemul nostru de facturare este complet automatizat. La sfârșitul fiecărei luni, calculăm numărul de facturi procesate și ajustăm costul în funcție de utilizare. Dacă ai emis mai puține facturi decât prevede pachetul tău, vei fi facturat pentru pachetul imediat inferior. Dacă ai emis mai multe, vei fi facturat pentru pachetul imediat superior.
Ce facturi se descarcă automat?
Sistemul verifică zilnic și descarcă automat toate facturile emise și primite prin RO e-Factura.
Ce se întâmplă după 5 ani?
Facturile vor rămâne accesibile în mod continuu, atâta timp cât abonamentul este plătit. Pentru detalii suplimentare, consultați termenii și condițiile.
De ce nu pot descărca singur facturile de pe SPV după 60 de zile?
Spațiul Virtual ANAF nu e un mediu de stocare pe durată nedeterminată, ci oferă doar o fereastră ca fiecare companie să-și descarce facturile pentru buna păstrare. După 60 de zile, accesarea lor necesită o cerere scrisă către ANAF. Timpul de răspuns nu este garantat, iar lipsa documentelor în caz de control poate duce la penalități.
De ce să investesc timp în implementarea RecordWise?
Implementarea RecordWise e o investiție în reținerea clienților. Te ajută să te diferențiezi de concurență oferind o platformă modernă unde clienții își pot gestiona propriile documente.
Ai vreo întrebare care nu se regăsește aici? Contactează-ne!